Ervaring met digitale buurtparticipatie? Ja!

Een VKZ project is pas geslaagd als het gedragen wordt door alle betrokken partijen, dus ook door omwonenden. Buurtparticipatie is belangrijk om draagvlak te creëren, maar hoe moet dat in deze Corona tijden? VKZ zoekt het uit!

Even leek het onduidelijk of projecten in de bestuurlijke besluitvorming door konden gaan, met behulp van allerhande automatisering opties bleek echter veel mogelijk. Overleggen en presentaties blijken digitaal te kunnen. Doordat reistijd nu geen issue meer is, passen er zelfs meer overleggen in een dag dan hiervoor. Het blijkt dat zelf buurtparticipatie goed online geregeld kan worden, benieuwd hoe? Lees dan verder!

Buurtparticipatie speelt een grote rol in het tot stand komen van een gedragen project. De nieuwe wetgeving wordt hier zelfs op gebouwd. Dit moet dus goed worden vormgegeven. Voor een gedragen project is het van belang dat omwonenden geïnformeerd worden op een manier die hen aanspreekt, die hen de kans geeft op het plan te reageren en dat deze input wordt gebruikt om het plan naar een hoger niveau te tillen.

1. Omwonenden betrekken

De eerste stap in het bereiken van inclusie, het betrekken van álle doelgroepen, is het uitvoeren van een stakeholderanalyse. Focuspunten hiervoor zijn demografische kenmerken, maar ook omgevingskenmerken: waar bevindt deze doelgroep zich vaak en welke media gebruikt ze? Het is belangrijk om te weten om welke doelgroepen het gaat, omdat elke doelgroep andere behoeftes heeft en reageert op andere benaderingsmethoden. Zo hebben mensen met een lichamelijke handicap andere behoeftes dan mensen met een taalachterstand en reageren jongeren op andere benaderingsmethoden dan senioren. Door de behoeftes van de doelgroep scherp te hebben, de inhoud aan te passen aan de doelgroep en gebruik te maken van innovatieve en prikkelende werkwijzen, houd je je doelgroep betrokken.
In deze tijden van onzekerheid is het extra belangrijk dat er goed teruggekoppeld wordt en dat er regelmatige updates worden verstuurd aan de gemeenschap. Samenwerking met lokale partners zoals bewonersverenigingen kan hierbij helpen, zij hebben vaak al programma’s lopen om hun achterban actief te betrekken.

Enerzijds beperkt Corona de werkwijzen waarvan waarop omwonenden betrokken kunnen worden bij een project, anderzijds biedt het juist kansen om stappen te zetten in de ontwikkeling en het gebruik van digitale middelen.
Bij VKZ focussen we ons op deze kansen en onderzoeken we hoe onlinemiddelen de betrokkenheid van vaak minder betrokken doelgroepen kunnen vergroten en hoe deze methoden werken voor doelgroepen die vaak wel aanwezig zijn bij offlinebijeenkomsten. Om hier een zo compleet mogelijk antwoord op te geven hebben we met verschillende bureaus samengewerkt. Zo spraken we een van onze partners, Theo Dohle van De Wijde Blik, die veel ervaring heeft met online buurtparticipatie met verschillende doelgroepen. Neem bijvoorbeeld jongeren. Het blijkt dat digitale buurtparticipatie een goede manier is om hen te betrekken, doordat ze de deur niet uithoeven is de drempel tot deelname lager. Verder kunnen presentaties later worden teruggekeken, deze flexibiliteit past in hun levensfase. Met het thuiswerken in de Corona tijd vervaagt de scheidslijn tussen werk en privé ook voor andere doelgroepen, flexibiliteit wordt ook voor hen belangrijker. Ook ouderen, hoe spannend ze het in eerste instantie ook vonden, gaat online participatie goed af, zo is de ervaring van De Wijde Blik bij verschillende projecten. Ze waarderen de mogelijkheid in deze tijden en hun geslaagde deelname zorgt voor een zelfvertrouwen boost. Online buurtparticipatie zorgt er niet alleen voor dat de projecten door kunnen lopen, het biedt ook kansen ter vergroting van inclusie.

2. Meedenken over een project

Er zijn verschillende manieren om betrokkenen online te laten reageren op projecten. Hierbij wordt er onderscheid gemaakt tussen kleine groepen van 2-10 personen en grote groepen van meer dan 10 personen.

• Kleine groepen (maximaal 10)

In een kleine groep, dit kan bijvoorbeeld een klankbord zijn, is het fijn om elkaar te kunnen zien en zo elkaars lichaamstaal te kunnen lezen. Je kan ervoor kiezen dat er een gespreksleider is die de microfoon aan heeft staan, terwijl de anderen op ‘mute’ staan totdat ze iets mee willen delen, of je kan proberen hoe het gaat wanneer iedereen zijn of haar microfoon de hele tijd aan heeft staan. Onder andere de grootte van de groep speelt hierin een rol. Omgevingen die hiervoor gebruikt kunnen worden zijn onder andere Microsoft Teams en Zoom. Het voordeel van Zoom boven Teams is dat je daar meer gezichten tegelijk in beeld kan zien, gezien de negatieve publiciteit over privacy in Zoom wordt in onze ervaring Teams meer gebruikt. Tijdens deze besprekingen kunnen deelnemers continue vragen stellen door hun microfoon aan te zetten, waardoor dit een hele interactieve werkvorm is en het meest op een offline vergadering lijkt.

• Grote groepen (10+)

Voor grotere groepen is een Webinar de met een vraagmogelijkheid de meest voorkomende vorm. Dit kan een ingebouwde chat zijn in het programma waarin er gepresenteerd wordt, dit is het geval bij Zoom, Microsoft Teams en Clickmeeting, maar dit kan ook een losse Streamingcamera zijn met een whatsgroep of een telefoonnummer of e-mailadres waarnaar vragen kunnen worden gestuurd. Als streamkantoor kunnen bijvoorbeeld raadsvergaderzalen worden gebruikt. Deze zijn uitgerust met de benodigde apparatuur en er is voldoende ruimte om meerdere mensen op afstand van elkaar in dezelfde ruimte te laten verblijven. Zo kunnen meerdere partijen aan het woord worden gelaten, dit is bijvoorbeeld handig in een ontwerppresentatie waarin zowel de architect als de gemeente een deel verzorgen.
Bij een Webinar voor een grote groep is het handig als de microfoons van de toehoorders uitstaan. Zij kunnen hun vragen in de ingebouwde chat, een appje of een mail stellen. Als de vragen tijdens de presentatie beantwoord worden is het praktisch als hier een moderator aanwezig is die de vragen ontvangt en bundelt en aan de spreker doorgeeft welke vragen nog beantwoord moeten worden. Het verschilt per programma of de deelnemers te zien zijn of niet. In Zoom is dit mogelijk, in Teams zie je een beperkt aantal gezichten, bij Clickmeeting en bij een streamsessie zie je je toehoorders niet. Door deze Webinar op te nemen en op een platform te plaatsen waar deze later teruggekeken kan worden is deze werkvorm voor veel doelgroepen bruikbaar. Hier kan ook een emailadres of telefoonnummer of chat bij geplaatst waarop overige vragen gesteld kunnen worden.

Een veel gehoorde vraag gaat over de mate van interactie tijdens een Webinar. Hoewel het bij Zoom wel mogelijk is alle deelnemers in beeld te hebben, blijft het niet hetzelfde als een offlinepresentatie. Het minder goed over kunnen brengen van emoties is een van de grootste nadelen van online participatie, maar het heeft ook voordelen, zo bereik je door de flexibiliteit en laagdrempeligheid die deze presentaties wel een grotere doelgroep. Online buurtparticipatie brengt dus ook nieuwe kansen met zich mee, het is een andere wisselwerking, maar zeker niet per se slechter. Ook al omdat je bijna direct de film van de bijeenkomst als een verslag kunt plaatsen op een website voor mensen die niet konden deelnemen.

3. Co-creëren

Vragen stellen in een chat is echter nog geen co-creatie en dit is wel nodig om draagvlak te creëren voor een project. Voor het tot stand komen van online co-creatie zijn er diverse tools:

• Qandr, Mentimeter en Kahoot zijn vergelijkbare, handige tools om info en meningen op te halen in een grote groep. Doordat de uitkomsten direct gepresenteerd worden in de presentatie is het een goede gespreksstarter. Ook zijn de resultaten goed te bundelen tot visueel verslag dat gedeeld kan worden om terug te kijken. Nadeel van deze tools is dat je twee devices nodig of je scherm moet splitten, dit kan een drempel zijn om mee te doen.
  
• Jamboard, geschikt voor maximaal 50 deelnemers is een groot whiteboard dat je kan gebruiken om meningen of ideeën op te verzamelen.

Deze tools maken een presentatie interactiever, zet mensen aan het denken en door samen bezig te zijn til je het project naar een hoger niveau. Ook ouderen hebben het goed onder de knie, de opkomst is hoog, doelgroepen die niet zo snel deelnemen aan offlinebijeenkomsten zijn hier vaak wel aanwezig, waardoor er interactie ontstaat tussen verschillende doelgroepen.

Concluderend

Online buurtparticipatie brengt uitdagingen met zich mee, maar het biedt ook kansen: de laagdrempeligheid en flexibiliteit maakt dat de opkomst hoger en meer divers is, het neemt minder tijd in beslag en het achteraf delen van informatie gaat sneller. In deze corona tijd is online buurtparticipatie daarom een uitstekende manier om tot co-creatie te komen en samen met omwonenden het plan naar een hoger niveau te tillen.

Maar ook in het tijdperk hierna kan online buurtparticipatie zeker overwogen worden als alternatief voor of aanvulling op de offline variant. Beide vormen hebben hun kansen en uitdagingen, maar de ervaring die in deze tijd op wordt gedaan, door zowel toehoorders als organisatoren, nemen we mee in de toekomst en maakt dat de drempel tot online buurtcommunicatie nu voor altijd lager is dan hiervoor.